בעת תכנון אירוע, אתם ניצבים בפני דילמות רבות. לבחור אולם אירועים היא ההחלטה עם ההשפעה הרבה ביותר על איך שהאירוע שלכם ייראה. תאריך האירוע, חברת הקייטרינג, כמות האורחים והאטרקציות הנלוות, כולם יושפעו מהאולם שתבחרו.
אמנם כל זה נשמע קצת מאיים, אבל לא צריך לחשוש. נפרט כאן כמה קווים מנחים עבור קבלת ההחלטה, השיקולים שצריכים להעסיק אתכם ואיך לעבוד זאת בצורה הטובה יותר.
מתי להתחיל לחפש אולם אירועים?
כמה שיותר מוקדם – יותר טוב. ברגע שיש לכם הבנה ברורה של שלושת הדברים הבאים, תוכלו להתחיל את חיפושכם אחר אולם מתאים: תקציב, גודל משוער ושטח נדרש. כדאי לסגור את האולם לפחות 4-6 חודשים מראש כדי שיהיה לכם מספיק זמן לתכנן דברים קריטיים נוספים, כמו קייטרינג, הזמנות לאירוע ופרסום.
מה לשקול כאשר אתם מחפשים אולם?
מיקום
לאירוע מקומי, אשר רוב האורחים מגיעים מאזור יחסית קרוב גיאוגרפי, תרצו לבחור אולם שממוקם במרחק סביר מביתם של רוב המשתתפים. אם מדובר באירוע עם משתתפים מכל הארץ, רצוי לבחור מקום נוח באמצע. חשוב גם לשקול פקקי תנועה אפשריים, תחבורה ציבורית נוחה ואפשרויות חנייה. אם המיקום שאתם בוחרים לאירוע דורש הוראות הגעה מיוחדות, שימו לב לפרט אותם במסודר בהזמנה או בפרטי האירוע, ואף לסמן באמצעות שלטים וחצים בדרך אליו. כך תוודאו שכל האורחים יגיעו בקלות ובלי בעיות לאולם הנבחר.
חנייה
אולם עם מגרש חנייה גדול נעשתה דרישה סטנדרטית לחלוטין לאירועים שמתקיימים בשנים האחרונות. זהו בונוס גדול שיקל עליכם ועל האורחים, ויאפשר להתחיל את לוח הזמנים המתוכנן בזמן ללא איחורים של רבים מהאורחים בגלל חיפוש חנייה אינסופי. במידה ואין מגרש חנייה של האולם, חשוב לבדוק את אופציות החנייה באזור שמשתתפי האירוע יוכלו להשתמש בהם. אם החניות באזור הינן בתשלום, תוכלו לרכוש מראש עבור משתתפי האירוע מספר שעות חניה ולחסוך להם את העלות. אם מדובר באירוע מסחרי, תוכלו לכלול במחיר הכרטיס גם את העלות החנייה. פתרון נוסף ומעולה הוא הסעות מסודרות ממספר מקומות מרכזיים בארץ, כפי שנהוג לעשות בחתונות.
כמות המשתתפים
צריך לדעת את כמות האנשים שניתן להכניס לאולם, על מנת לבחור אחד שמתאים לכמות הרצויה עבורכם. לכל אולם יש מספר מקסימלי של אורחים, וזהו שיקול משמעותי בבחירת האולם. עליכם גם לדעת את מספר האנשים שמתכוונים אכן להגיע לאירוע שלכם, כדי שלא תפספסו אולם שווה, ובסוף אנשים שהזמנתם יבחרו "להבריז".
שירותים שהאולם מציע
- הסעדה – יש לבדוק האם האולם הוא בעל מטבח ומציע שירותי קייטרינג? הדבר החסכוני ביותר שתוכלו לעשות בנוגע לאוכל הוא להשתמש בשירותי הקייטרינג שמציע האולם, במידה ואופציה זו קיימת. כמובן שתצטרכו לבדוק את השירות ולראות כי האוכל אכן לטעמכם. במידה ולא, אולמות לרוב מאפשרים להביא חברת קייטרינג חיצונית שתשתמש במטבח שלהם. יש גם אולמות אירועים בעלי שותפויות עם חברות קייטרינג ספציפיות אשר מספקים גם הנחה עבורכם אם תבחרו להשתמש בחברות הללו.
- ריהוט – יש גם לבחון האם באולם יש שולחנות, כיסאות ומפות שניתן להשתמש בהם. אם לאולם יש את הדברים הללו, זה דבר שיכול לחסוך לכם כסף רב. אך כמובן שגם כאן יש לבחון האם הציוד שקיים באולם מתאים לאווירה של האירוע ולעיצוב שאתם תכננתם עבורו. במידה ולא ייתכן שתאלצו לבחור בהשכרת ציוד לאירועים מחברה חיצונית.
- שירותי הקמה ופירוק – האם האולם בעל צוות הקמה ופירוק? אם מצאתם אולם שמספק שירותי הקמה, פירוק וניקיון, זה מעולה עבורכם. אך זאת לא תמיד הסיטואציה, וייתכן שתצטרכו למצוא חברה אחרת שמספקת שירות כזה, כמו לדוגמה חברות הקייטרינג שלעיתים מציעות גם שירות של הקמה ופירוק.
אופי האירוע
למרות שאתם מחפשים אולם בשלב מוקדם מאוד בתכנון האירוע, עליכם להיות בעלי רעיון כללי לאיך האירוע צריך להיראות. כך תוכלו להתאים את מבנה האולם לסגנון האירוע שלכם. לדוגמה, אירוע שכולל מסיבת ריקודים צריך לכלול רחבה גדולה, או לחילופין אירוע שכולל הופעה חיה של אמן צריך לכלול מקום מספק לבמה. מבנה האולם יכול להיות בעל השפעה רבה על אופי האירוע, ולכן עליכם לתכנן זאת מראש.
לסיכום, בחירת אולם אירועים היא החלטה לא קלה, אך ברגע שעברתם אותה – המשך תכנון האירוע הופך ליותר קל ומהנה.
זכויות שמורות למ.אירועים בע"מ 
בניה וקידום אתרים