הפקה של אירוע היא לא פשוטה – היא דורשת חשיבה על הפרטים הקטנים והגדולים, הסתכלות על התמונה הגדולה, התמודדות עם קשיים ואתגרים בזמן אמת וכן דאגה לכל הלוגיסטיקה – מספקים ועד ציוד לאירועים.
אם אתם עורכים אירוע גדול בקרוב – בין אם חתונה, אירוע חברה, בר/בת מצווה וכדומה – כדאי לכם מאוד לשקול להסתייע במפיק אירועים, שיכול להוריד לכם מהראש את ההתעסקות בפרטים הקטנים, ולהבטיח לכם שאתם בידיים טובות – כך שתוכלו פשוט להנות מהאירוע!
למה כל כך חשוב להיעזר במפקיד אירועים, מה תפקידו לפני, אחרי ובמהלך האירוע, ואיך הוא יכול לעזור לכם בהפקת אירועי שטח? המדריך הבא ילמד אתכם כל מה שצריך לדעת על הנושא.
מהו תפקידו של מפיק אירועים?
מפיק אירועים הוא האדם שיכול לעזור לכם לקחת את האירוע כמו שהוא נראה בדמיון שלכם, ולהפוך אותו למציאות. הוא למעשה סוג של "מנהל אירוע", זה שאחראי על כל פרט ופרט. מפיק אירועים ידאג שהאירוע יהיה בתקציב שלכם, הוא יעזור לכם למצוא את אנשי המקצוע הנכונים וכן גם ינהל אותם, והוא אחראי אפילו על העיצוב ועל האווירה.
את תפקידו של מפיק האירועים ניתן לחלק לשלושה חלקים:
- לפני האירוע – את מפיק האירועים אתם פוגשים עוד בשלב הראשון של התכנונים. אתם מספרים לו מה החזון שלכם לאירוע, מה התקציב שלכם ומה חשוב לכם שיהיה, ועורכים מולו תיאום ציפיות. מכאן הוא לוקח את העניינים לידיים שלו, ודואג למצוא את הספקים הנכונים, את התכנית האמנותית, יוצר קשר עם האולמות ומלווה אתכם יד ביד עד ליום האירוע. הוא גם דואג לפרטים הלוגיסטיים כמו הזמנה של הציוד – בין אם שולחנות, תאורה, במות, כסאות, אמצעי מיזוג וכל מה שנדרש. חשוב לדעת שלמפיק אירועים יש כבר קשרים עם ספקים מקצועיים, והוא יכול להשיג לכם מחירים טובים יותר, וכן גם להתאים את הספק הנכון לכם.
- במהלך האירוע – במהלך האירוע המפיק נמצא באירוע עצמו ומטפל בכל בעיה בזמן אמת. הוא זה שדואג שהאירוע כולו עובר בצורה חלקה וללא תקלות, עונה לכל השאלות המתעוררות ומוודא שהאירוע מתרחש לפי הלו"ז שנקבע לו. מפיק טוב הוא כזה שלא תשמעו ממנו במהלך האירוע, שכן הוא מטפל בכל בעיה בשקט ומאחורי הקלעים. במהלך חתונה, למשל, המפיק הוא זה שאחראי על הלו"ז, יגיד לכם מתי הגיע הזמן לצאת לצילומים, מתי צריך להמשיך לאולם וכדומה.
- אחרי האירוע – בסיום האירוע רוב תפקידו של המפיק מאחוריו, אך הוא יכול לסייע לכם בסגירת פרטים אחרונים מול הספקים, ולוודא שהאירוע כולו נסגר בצורה טובה וללא בעיות כאלו או אחרות.
כפי שאפשר לראות, היעזרות במפיק יכולה לעשות פלאים, ובעיקר להוריד מהגב שלכם הרבה מאוד לוגיסטיקה וכאבי ראש. אם מדובר על אירוע שקרוב ללבכם – כמו, למשל, חתונה – אתם לא רוצים להיות כל הזמן עם האצבע על הדופק ולדאוג מכל שינוי או בלת"ם לפני ובמהלך החתונה, ומפיק אירועים יהיה שם בשבילכם כדי למנוע בדיוק את זה.
מפיק אירועים בשטח
כשאנחנו מדברים על אירועים בשטח, ולא על אירועים באולם או גן אירועים, ההסתייעות במפיק אירועים היא אפילו חשובה ומשמעותית יותר. אירועי שטח הם אירועים מורכבים שדורשים הרבה מאוד עבודה הפקתית, ולכן ישנם מפיקים מקצועיים שמתמחים באירועי שטח ויודעים איך לנהל אותם בצורה הכי טובה.
האתגרים של אירועי שטח נחלקים לכמה קטגוריות:
- לוקיישן – אתגר מרכזי של אירוע שטח הוא הלוקיישן עצמו. הרבה פעמים קשה למצוא את הלוקיישן המדויק, זה שיהיה באמת נגיש לכל האורחים ושיאפשר התארגנות נוחה. כמו כן, סביר להניח שאם אתם מעוניינים באירוע בשטח יש לכם חזון מסוים – אירוע על חוף הים, אירוע ביער, אירוע במדבר ועוד; מפיק אירועים בשטח ידע למצוא את הלוקיישן המושלם, ומכיר בדיוק את המקומות הנכונים.
- ציוד לאירועים בשטח – בעוד אולם אירועים מספק שירותים, חשמל, כסאות ושולחנות, אמצעי מיזוג, קייטרינג, תאורה וכדומה, בשטח אין אף אחד מהדברים האלו, וצריך לארגן את כל השטח מאפס. לכן, הציוד באירועי שטח הוא קריטי – יש צורך בציוד שכולל את הפרטים הכי בסיסיים כמו גנרטור, שירותים, תאורה, מקרר, כיסאות ושולחנות, ועד ציוד שהופך את האירוע למוצלח כמו אמצעי מיזוג (בין אם מצננים או פטריות חימום), עיצוב, אוהלים, פינות ישיבה וכן כל מה שיתרום לאווירה המדויקת באירוע. מפיק אירועים יודע בדיוק מה צריך ואיך לארגן את השטח בצורה נכונה.
- רשיונות וביטוחים – אירוע בטבע הוא אירוע עצמאי שלא תלוי במקום אירועים מסודר. לכן, לעתים, וכתלות בגודל האירוע, יש צורך ברשיונות וכן גם ביטוח לאירועים. מפיק אירועי שטח מכיר את כל התהליך הבירוקרטי הכרוך בהפקת אירועי שטח, ויבטיח שהאירוע שלכם יהיה בטיחותי ולפי כל החוקים.
- נגישות – הרבה פעמים באירוע שטח יש צורך לדאוג לנגישות נוחה, כולל חניה מסודרת ושבילי הגעה המובילים לאירוע. גם לכך דואג מפיק האירועים, שמוודא שהנגישות לאירוע מתאפשרת לכל האורחים.
- תקציב – הפקת אירוע בשטח יכולה להיות יקרה מאוד בגלל כל הלוגיסטיקה הכרוכה בה. מפיק אירועי שטח ידאג שאתם עומדים בתקציב שלכם, כך שלא תפשטו את הרגל בסיום האירוע…
חתונות בשטח – למה זה קריטי להיעזר במפיק חתונות שטח?
אחד הטרנדים הכי חמים בשוק החתונות של השנים האחרונות הוא חתונת שטח. הטרנד הזה התחזק בעיקר בתקופת הקורונה, שדרשה מאתנו לחשוב על רעיונות יצירתיים כדי לקיים אירועים במקומות פתוחים כמו שטחים או גינות.
לחתונות שטח יש קסם משלהן – הן שוברות שגרה, ויש להן אותנטיות מיוחדת ששייכת רק לטבע. אם החלטתם להתחתן בחתונת שטח, כדאי מאוד להיוועץ עם מפיק חתונות שטח. כמו שכבר הדגשנו, לאירועי שטח יש הרבה מאוד אתגרים ולוגיסטיקות, ומאוד קשה להפיק אותם לבד וללא תקלות. מפיק חתונות שטח ידע לדאוג לכל הפרטים הקטנים הנוגעים לאירוע, מהציוד בשטח ועד הנגישות, יבנה אתכם ביחד את החתונה המושלמת לפי החזון שלכם, ויבטיח לכם חתונה מופלאה וקסומה בשטח.
ישנם הרבה פרטים קטנים שאולי לא חשבתם עליהם כשמדובר על חתונת טבע – איך תכינו את השטח, האם יש צורך בגיזום של הצמחייה ובניקיון האזור, היכן נכון למקם את הגנרטור, האם יש צורך בגנרטור חירום, כמה תאורה צריך כדי להאיר בצורה ראויה את השטח, היכן תמוקם החופה והאם צריך במה מוגבהת, איך לסדר שירותים באירוע, האם צריך לרסס את האזור לפני החתונה ועוד שאלות רבות ולא נגמרות. מפיק חתונות בשטח מקצועי ומיומן ידע לדאוג לכל השאלות האלו בלי שתצטרכו לעשות דבר, ולכן זה כמעט מהותי להסתייע במפיק חתונות לחתונות מסוג זה!
ומה לגבי חתונה בגינה? זוגות רבים החליטו בשנים האחרונות לערוך את החתונה בגינה של הבית או באזורים פתוחים במושבים ובקיבוצים של אחד מבני הזוג. חשוב לדעת שגם חתונה כזו – שעל פניו נשמעת פשוטה להפקה – היא מורכבת מאוד, ויש פרטים רבים שצריך לקחת בחשבון לאירוע כזה, כמו תאורה, מקום לקייטרינג, שולחנות שיתאימו לכמות האורחים, מיקום החופה ועיצוב. אם החלטתם לעשות חתונה קטנה בגינה, כדאי גם כן להיעזר במפיק אירועים מקצועי שידע לעזור לכם לארגן את החתונה מאפס, תוך שמירה על תקציב ברור ועל הגשמת כל החלומות שלכם.
מפיק אירועים יכול לעשות לכם את החיים פשוטים
לסיכום, למפיק אירועים יש הרבה תפקידים מהותיים ויש לו חשיבות רבה בעולם האירועים. אם אתם רוצים להוריד מכם את כאבי הראש של תכנון האירוע, מפיק אירועים הוא התשובה שאתם מחפשים. כשמדובר על אירועי שטח וחתונות שטח, מפיק זה כבר כמעט מאסט, והוא ידאג שהכל יתקדם לפי התכניות שלכם ועם אפס תקלות.
זכויות שמורות למ.אירועים בע"מ 
בניה וקידום אתרים